Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

Het recept voor een succesvolle hackathon

Jens Goossens
0

Hoe pak ik een hackathon aan?

In onze vorige blog zijn wij begonnen met het uitleggen wat een hackathon is. Nadat wij begin dit jaar bij meerdere “onconventionele” hackathons betrokken waren vervolgen wij deze blogreeks met hoe je een hackathon aanpakt en waar je allemaal aan moet denken om er een geslaagd feest van te maken. Het is zeker geen IT feestje en hoeft niet gecompliceerd te zijn om (intern) te organiseren. Er hoeft uiteindelijk geen technologisch wonder uit te komen; de ontwikkeling en betrokkenheid van je collega`s stimuleren is minstens zo belangrijk! Geïnspireerd door de Memphis Soul Stew van King Curtis volgen nu de zes ingrediënten voor het bereiden van een succesvolle hackathon:

Stap 1: Eetlepel visie

Een goeie hackathon begint bij de juiste visie

Een goeie hackathon begint bij het vinden van de juiste aansluiting bij strategische doelen. Dit zou bijvoorbeeld:

  • Het creëren of verbeteren van een (nieuw) product of service kunnen zijn;
  • Digitalisering;
  • Het verbeteren van de huidige processen en/of systemen;
  • Een nieuwe manier van werken;
  • Het vergroten van de klantervaring;
  • Compliant worden met wet- en regelgeving.

Doordat het doel van de hackathon in lijn ligt met de strategie van een organisatie verzeker je jezelf ervan dat het (top-)management commitment heeft. Hierdoor wordt het makkelijker om budget en tijd vrij te maken van collega’s om mee te werken. Naast het management is het ook nuttig om vanuit HR en IT-binding te creëren met de hackathon. Dit kan bijvoorbeeld doordat een hackathon een uitstekende manier is om talent te werven of te behouden, werknemers nieuwe vaardigheden te leren of een ondernemende cultuur te creëren. Een IT-component inbouwen helpt om het gat tussen business en IT te verkleinen en nieuwe of verbeterende IT-oplossingen te maken. Denk hierbij aan een experiment met bring your own devices.

 

Stap 2: Vers gedefinieerd thema

Eenmaal de aansluiting gevonden met de strategie en het commitment gekregen vanuit diverse stakeholders is het tijd om een thema te bedenken. Een thema helpt namelijk bij het bepalen van de scope en de schaal van de hackathon en zorgt ervoor dat deelnemers in de actie modus komen. Een goede scope is belangrijk vanuit het (top) management zodat zij ook zien dat het geld en de tijd die geïnvesteerd wordt ook nuttig wordt ingezet. Een te krappe scope is echter ook niet de bedoeling, want dan wordt de hackathon een soort werksessie om bepaalde “to-do lijstjes” af te werken. Dit zal de creativiteit, vrijheid en dus de resultaten niet ten goede komen. Je wilt juist flexibele oplossingen behalen, die bijdragen aan het realiseren van je visie. Gartner beschrijft vier mogelijke categorieën van thema’s:

  • Challenge-based: gericht op het oplossen van een bepaald (bedrijfs-) probleem, vaak gericht op klanten, producten of diensten
  • Mission-based: gericht op meer maatschappelijke impact hebben als organisatie, bijvoorbeeld het verbeteren van de zorg
  • Home-improvement-based: gericht op kleinere problemen zoals het verbeteren van processen, systemen of data binnen een afdeling
  • Trailblazing-based: gericht op nieuwe en/of disruptieve technologieën waarbij de focus ligt op het behalen van een competitief voordeel of het veranderen van de klantervaring

Zorg dus voor het juiste thema om tevreden stakeholders, proactieve participatie vanuit de gehele organisatie (business, IT, HR) en de juiste focus te krijgen. Daarnaast zal een goed thema ook helpen om eventuele evaluatie criteria op te stellen waaraan de resultaten moeten voldoen (later meer). Enkele thema’s ter inspiratie:


Stap 3: Snufje deskundige jury

Na urenlang hacken worden de resultaten gedemonstreerd. Om deze resultaten te beoordelen is er natuurlijk een vakkundige jury nodig die aan de hand van een aantal criteria bepaalt welke oplossing de winnaar is. Ook hier geeft Gartner twee categorieën aan, namelijk generieke criteria zoals: business potentie, klantervaring, creativiteit, bruikbaarheid of beste gebruik van een nieuwe technologie. Andere criteria zijn specifiek gericht op de eerder beschreven strategische doelen zodat niet alleen deze aansluiting gewaarborgd wordt, maar de deelnemers ook de juiste context en doelen meegeven. 

 

Tijdens een hackathon zijn verschillende rollen en expertises nodig.Stap 4: Op smaak brengen met de juiste kennis & expertise

De tijd dat hackathons alleen voor programmeurs bedoeld waren is verleden tijd. Tegenwoordig heb je een breed spectrum aan kennis en expertise nodig om een hackathon tot een succesvol einde te brengen. In een typische zorg-hackathon zien we bijvoorbeeld niet alleen artsen, maar ook ondernemers, verpleegkundigen, patiënten en niet te vergeten een programmeur om een eventuele app te bouwen. 

Ga ik bijvoorbeeld een proces binnen mijn organisatie verbeteren dan heb ik mogelijk de volgende rollen nodig: inhoudelijke deskundigen, procesmanagers, functioneel beheerders, projectleiders, adviseurs etc. Dus afhankelijk van het thema kan je gaan inventariseren wie je allemaal nodig hebt.  Om er vervolgens voor te zorgen dat deze personen beschikbaar zijn. Aan de andere kant heb je zeker ook een facilitator en-/of trainers nodig. Een inspirerende spreker of een van de sponsoren benadrukt het belang van de hackathon. In mijn geval waren “super users” van BiZZdesign Architect nodig om de rest van de deelnemers te kunnen helpen en begeleiden.

 

Stap 5: Een flinke scheut vervolgacties

De hackathon op zich is een soort feest om creativiteit, innovatie en betrokkenheid te vieren, maar na de hackathon is het ook belangrijk om er een goed vervolg aan te geven.

Wat bepaalt het succes van een hackathon?
  • Hoe ga ik bijvoorbeeld het winnende idee realiseren en implementeren in mijn organisatie?
  • Ga ik ook de niet winnende ideeën nog eens evalueren en omzetten naar de praktijk?
  • Hoe relateer ik als manager de hackathon resultaten aan mijn KPI’s?
  • Is de organisatie gegroeid in betrokkenheid, ontwikkeling, talent etc.?
  • Waar zie ik als sponsor de voordelen van de hackathon terug in mijn dagelijkse business?
  • Wordt IT effectiever ingezet na de hackathon?
  • Hoe koppel ik het succes terug aan de deelnemers?

Dit zijn allemaal vragen waar men zich na afloop van de hackathon mee bezig kan houden. Hierbij is het belangrijk om het succesverhaal van de hackathon te vertellen om zo een gezonde bodem te leggen voor toekomstige hackathons. Maak deze informatie dus zichtbaar voor de hele organisatie waarbij de resultaten terug te zien zijn in wat de organisatie doet. De beste hackathons zijn geen one-time-only ding, maar vinden iteratief plaats en maken daarbij deel uit van grotere initiatieven zoals digitale transformaties!


Stap 6: Overige ingrediënten

Praktisch gezien zijn er nog een hoop andere zaken waar je aan moet denken bij het organiseren van een hackathon. De hele logistiek eromheen is namelijk ook een hele uitdaging. In een volgende blog zal ik hier, samen met mijn collega, verder op ingaan. Als kleine preview kan je bij de juiste logistiek denken aan een geschikte locatie, goede WiFi capaciteit, beamer, flip-overs, test data, voldoende stopcontacten, bepaalde software en uiteraard voldoende suikers, cafeïne en versnaperingen om het energieniveau hoog te houden!

In de volgende twee blogs van onze hackathon blog reeks zullen we deze ingrediënten gebruiken in een tweetal voorbeelden van opdrachten bij twee verschillende klanten. 

Benieuwd hoe jij een hackathon kan aanpakken, neem dan contact op met Jens Goossens of Almar Jong

 

Ontdek de laatste trends op het gebied van Digitale Business Transformaties:

Download onze Quick Reference en ontdek de laatste trends op het gebied van Digitale Business Transformaties.

New Call-to-action 

 

innovatie, digitale transformatie, Plan van aanpak, Visie, Hackathon, elementen