Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

5 tips om meer uit je interviews te halen

Claudia Beemster
0

 Herken je het gevoel dat je niet alle informatie hebt verkregen in de vergadering die je net verliet? Dan weet je dat het stellen van de juiste vragen niet altijd voldoende is om de gewenste antwoorden te krijgen.

 

Interview 1
Wat kun je nog meer doen? En hoe weet je of je alle relevante informatie hebt verzameld?

Waar we in deze blog de term 'interview' gebruiken, bedoelen we gesprekken in brede zin. Zoals wij het zien, gaat het in een groot deel van de zakelijke bijeenkomsten, workshops en vergaderingen om het verzamelen, interpreteren en uitwisselen van informatie. Al deze gesprekken hebben een 'interview component' in zich.

Vaak ervaren deelnemers aan onze training 'Interview technieken en communicatieve vaardigheden' de volgende uitdagingen:
• Je hebt slechts beperkte tijd beschikbaar voor het verzamelen van informatie
• Stakeholders geven aan dat ze de informatie al hebben verstrekt
• er worden op korte termijn besluiten genomen waar jouw informatie invloed op kan hebben
• Stakeholders lijken niet bereid om de informatie te delen

 

5 Tips
Om je te helpen met deze uitdagingen om te gaan, geven we 5 tips uit de praktijk.

1.Leg het doel en de context van het interview vooraf uit
In plaats van meteen vragen af te vuren op de geïnterviewde, is het effectiever om eerst de context en het doel van de vragen toe te lichten.
Hiermee help je de geïnterviewde op twee manieren:
1) Hij begrijpt met welk doel je de vragen stelt en is kan daarmee beter inschatten welke  informatie relevant is om te vertellen
2) Hij kan bepalen hoe gedetailleerd je de informatie nodig hebt om je doel te bereiken

Soms helpt het om ook toe te lichten waarom je juist deze persoon wilt interviewen.

2. Bepaal of open of gesloten vragen het best passen in dit interviewinterview2
Afhankelijk van de aard van de informatie die je zoekt, kun je beslissen wat voor soort vragen je gaat stellen.

Je kunt open vragen stellen. Met open vragen kan de geïnterviewde zijn eigen interpretatie en focus aan de antwoorden geven. Dit is de beste optie als de uitkomst open is en je op zoek bent naar nieuwe informatie of meningen.

Je kunt ook gesloten vragen stellen. Gesloten vragen kunnen worden beantwoord met een korte zin of een enkel woord (vaak ‘ja’ of ‘nee’). Belangrijkste voordeel van de gesloten vragen is dat je een heleboel informatie kunt verzamelen in korte tijd. De vragen zijn namelijk gemakkelijk en snel te beantwoorden.



3. Ga samenvatten tijdens het interview
De kunst van het interviewen is de geïnterviewde zo veel mogelijk te laten spreken. Een samenvatting van de informatie in je eigen woorden is een slimme manier om:
• De geïnterviewde te laten weten hoe je het hebt begrepen
• De geïnterviewde uit te nodigen om het antwoord te verfijnen, aan te vullen of te bevestigen

4. Leid het gesprek
Als interviewer ben je de leider van het gesprek. Een gesprek kan worden onderverdeeld in drie fasen: de opening, het gesprek en de afsluiting. Elke fase heeft zijn specifieke doelstelling en kenmerken.

De opening is het deel waar je kennis maakt en de basis legt voor het interview. Hier helpt een informele start van het gesprek om een goede sfeer te creëren. Verder vertel je het doel van het interview en de structuur waarin het gaat plaatsvinden. Wees ook duidelijk over hoe je de informatie gaat gebruiken.

Het gesprek is het gedeelte waar het eigenlijke interview plaatsvindt.

In het afsluitende deel reflecteer je op het behalen van de doelstelling zoals in de opening benoemd. Ook dank je de geïnterviewde voor de input en maak je afspraken over eventuele follow-up. Geef expliciet aan wat je gaat doen met de verzamelde informatie en of de geinterviewde de uitwerking van het interview krijgt en mag reviewen.

5. Geef feedback aan de geïnterviewde
Tijdens het interview merk je misschien enige aarzeling bij de geïnterviewde om informatie te delen of voldoen de antwoorden niet geheel aan de verwachtingen.

In dit geval kun je overwegen deze constateringen uit te spreken. Dit geeft de geinterviewde een opening om te verduidelijken of en welke reden er is om (nog) niet alle informatie te delen.

Onder tijdsdruk wordt nog meer van je interview vaardigheden gevraagd. In het algemeen zijn de bovenstaande 5 tips nog steeds van toepassing en zullen ze in een kort tijdsbestek worden toegepast. Deze situaties kunnen daarnaast vragen om improvisatie en prioriteren tijdens het interview. In dit geval is het vaak handig om na het gesprek met de geinterviewde wederzijds te reflecteren op het proces en de resultaten. Dit kan leiden tot nieuwe en niet eerder besproken informatie. En nog belangrijker, het zal de relatie met de geïnterviewde versterken. Hiermee bouw je aan de onderlinge relatie en borg je een constructieve deelname in toekomstige gesprekken.

Om deze interviewtechnieken te beheersen is praktijkervaring nodig. In onze training richten we ons op de technieken en hoe je ze kunt toepassen in het dagelijkse werk.

Samenvattinginterview3
Samengevat, als architect, procesmanager of business analist, is het belangrijk om de situatie te begrijpen, informatie te verzamelen en betrokkenheid te creeren bij de stakeholders, zodat zij relevante informatie willen delen.

De training Interview technieken en communicatieve vaardigheden maken dat je in elk gesprek juist kunt handelen om zo veel mogelijk relevante informatie te verzamelen. En de kwaliteit van de verzamelde informatie kan cruciaal zijn voor de uitwerking van jouw analyse en afgeleid advies.

Over de auteur
Claudia Beemster werkt zowel als trainer als consultant bij Bvolve. Zij combineert haar kennis met ervaringen en observaties uit de praktijk in de trainingen die zij geeft.

 

Business Model Management, Business Process Management, Decision Model Management, Enterprise Architecture Management, Governance, Infrastructure Architecture Management, Lean Management, Operational Excellence, Risk & Compliance