Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

BiZZdesign Enterprise Studio: Inzicht door overzicht in complexe projecten

Luuk Wagenaar
0

Herken je dat? Een project loopt uit en als je probeert uit te zoeken hoe dit ontstaan is word je door elk team verwezen naar de vorige procesfase. Dit is een veelvoorkomend probleem in multidisciplinaire projecten. Voorbeelden hiervan zijn het op de markt brengen van een nieuw product, de doorvoer van een wetswijziging en projecten met uiteenlopende hiërarchische belangen. In deze blog wordt besproken wat er in een organisatie gedaan kan worden met behulp van de BiZZdesign Enterprise Studio, om eerder te kunnen handelen in geval van vertraging in een vroeg stadium van een proces.

Een grote cliënt van Bvolve binnen de overheidssector worstelde met bovenstaande uitdaging. Het desbetreffende project was niet alleen afdelingsoverstijgend, maar werd ook nog uitgevoerd in samenwerking met externe partijen. Dit leidt in potentie tot vertraging en inefficiëntie. Bvolve ging aan de slag met de vraag of er op korte termijn een advies kon worden gegeven hoe de afhankelijkheid tussen een veelvoud aan componenten structureel in kaart kon worden gebracht.

 

Life cycle en roadmap view

Bvolve heeft een sterke achtergrond in zowel Enterprise Architectuur, als in Business Process Management. Hier vloeide een nieuwe aanpak uit voort die de structurele aard van architectuur combineert met de dynamiek van process management. Een roadmap view is hierin een relatief bekend middel. Minder bekend, maar een hele mooie aanvulling hierop is de life cycle view.

Een roadmap view (zie onder) structureert de relevante elementen van een project en brengt de onderlinge afhankelijkheden in kaart. Een voorbeeld hiervan is een applicatie die wordt gevoed door een databron. De bron moet eerst gevuld zijn met data voordat de applicatie functioneel kan zijn. Op het moment dat er in fase 1 iets gebeurt wat het verdere proces beïnvloedt, verschijnt er een waarschuwing tussen verschillende fases om aan te geven dat er moet worden ingegrepen. In het onderstaande voorbeeld; als Customer Analytics Spreadsheet afhankelijk is van informatie in Infomix, die niet op tijd beschikbaar is, heeft dat gevolgen voor het verdere traject (zie uitroepteken).

Een roadmap view geeft een waarschuwing wanneer er een belemmering optreedt tussen applicaties.

Een life cycle view (zie onder) illustreert in welke fase van een project een architectuurelement, zoals een applicatie zich bevindt. Concreet houdt dit in dat wanneer bijvoorbeeld de ontwerpfase van een applicatie uitloopt, een melding wordt gegenereerd om een Product Owner te waarschuwen dat de bouw ervan dus nog niet kan beginnen. Ook de afhankelijkheid tussen applicaties kan op basis van deze fases visueel worden weergeven. Dit stelt de Product Owner vervolgens in staat om proactief toezicht te houden op het project en potentiële vertraging in de kiem te smoren. In onderstaande afbeelding is te zien hoe Backbase CXP een afhankelijkheid heeft met Crystal Ball die uit de operatie genomen wordt. Hierdoor kan Backbase ook niet meer in de lucht gehouden worden en wordt een waarschuwing in de tool weergeven (zie pijlen.)

 

Een life cycle view toont vertragingen in de OTAP straat van applicaties en applicaties onderling.

 

De Bvolve Business Accelerator

Om op korte termijn de haalbaarheid van een overzichts- of afhankelijkheidsvraagstuk te onderzoeken biedt Bvolve de Bvolve Business Accelerator. Een team van vier à vijf consultants komt voor een periode van één tot vier weken intern werken bij een organisatie. In deze korte tijd spreken zij met alle relevante mensen en leveren ze een Proof of Concept op waarin de gewenste situatie voor een deel van het project wordt geschetst. Op basis hiervan kan de opdrachtgever bepalen of de goede weg is ingeslagen.

Bij bovenstaande opdracht is er in twee weken door vier consultants een Proof of Concept ontwikkeld in nauwe samenwerking met belangrijke stakeholders. Door middel van gedetailleerde interviews, een iteratieve werkmethode en het gebruik van bestaande procesarchitectuur is gekomen tot twee aan elkaar gekoppelde concepten: een roadmap en life cycle view. De Life cycle view biedt inzicht in de verschillende fasen van meerdere user stories die samen een bepaalde feature realiseerde. Terwijl de roadmap view die features verbindt met concrete applicaties en de onderlinge afhankelijkheid visualiseert.

 

Uitdaging

Tijdens de opdracht is echter wel ontdekt dat de werkwijze die een organisatie hanteert de mate van succes van de views serieus beïnvloedt. In een Agile werkomgeving zit de dynamiek niet zozeer in een sprint, maar tussen sprints. De ene sprint kan in een life cycle volgen op de ander; een vertraging in de een leidt dan tot vertraging van de ander. De visualisatie wordt bemoeilijkt als je dynamiek in één enkele sprint wilt vastleggen. Dit is echter slechts een uitzondering die de regel bevestigd. Voor teams alsmede Product Owners helpt het om inzicht te hebben in afhankelijkheden om zo tot een geïntegreerde en overzichtelijke procesketen te komen.

Kortom, wanneer je strakke deadlines hebt voor een project en er is een gebrek aan inzicht in de afhankelijkheden tussen de verschillende elementen, biedt de dynamische functie van Bizzdesign Enterprise Studio uitkomst. De haalbaarheid en fit voor uw organisatie van verschillende mogelijkheden als een roadmap of life cycle view kunnen snel doch grondig worden onderzocht in de Bvolve Business Accelerator. Uiteindelijk staat het je vrij om zelf met het advies aan de slag te gaan of de samenwerking voort te zetten op basis van het Proof of Concept.

 

BiZZdesign Enterprise Studio

Wil je leren hoe de BiZZdesign Enterprise Studio jouw organisatie kan helpen transformeren? Ontdek de BiZZdesign Enterprise Studio met een tooldemonstratie toegespitst op jouw organisatie en uitdagingen. Vraag nu een tooldemonstratie aan via onderstaande button. 

New Call-to-action

Business Process Management, projecten, Agile, Bvolve Business Accelerator, Enterprise Studio, Bizzdesign, Applicaties, Product Owners, projectmanagement, roadmap view, Life cycle view, Business procesmanagement, BiZZdesign Enterprise Studio