Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

BPM is dood; Leve BPM

Guido Cohlst
0

De harde realiteit en de toekomst. Door de Hogeschool Utrecht zijn wij gevraagd om ons licht eens te laten schijnen op het vakgebied ‘Business Process Management’ tijdens het event ‘de Master spreekt over BPM’. Een zeer populair vakgebied en studierichting die als mastermodule binnen de Master of Informatics wordt aangeboden. Maar hoe zit het eigenlijk in de praktijk met dat managen van die bedrijfsprocessen?

 

De harde realiteit: BPM is dood

Wat is BPM? En wat is het vooral niet? Wat zijn de verschijningsvormen in de praktijk? En hoe zit dat met dat ‘managen’? De meeste organisaties doen helemaal niet aan BPM, maar aan BPD (Business Process Design). Onder het motto ‘u vraagt, wij draaien’ zijn er de afgelopen jaren eindeloze procesmodellen gemodelleerd in allerlei soorten en maten, maar zelden is daar ook daadwerkelijk gebruik van gemaakt door de verschillende doelgroepen en laat staan op gemanaged.

 

Afbeelding4-1

‘Een model was het antwoord op alle organisatorische vraagstukken,
maar er werd eigenlijk nooit iets aan de organisatie gevraagd’


Maar wat is BPM dan wel? Palmer (en andere, 2014) heeft volgens ons de meest complete en actuele definitie geformuleerd:

“Business Process Management (BPM) is a discipline involving any combination of modeling, automation, execution, control, measurement and optimization of business activity flows, in support of enterprise goals, spanning systems, employees, customers and partners within and beyond the enterprise boundaries.”

BPM is dus een discipline; iets dat je kan doen/uitvoeren! Een persoon die BPM ‘doet’, zou onderlinge bedrijfsactiviteiten met elkaar moeten verbinden die samenwerken om een zakelijke doelstelling te vervullen. Hier is het van belang dat de indicatoren van het gehele ‘systeem’ worden beoordeeld bij het evalueren van een specifiek proces. Dat maakt het dan ook zo ingewikkeld en complex, omdat BPM nooit als iets zelfstandigs gezien kan worden. BPM is de lijm tussen de verschillende vakgebieden en de basis voor elke digitale transformatie.

Dat betekent ook dat BPM ook heel veel dingen niet is en/of niet onder BPM vallen:

  • BPM is geen doel op zich
  • BPM is geen product
  • BPM is geen marktsegment
  • Een applicatie doet niet aan BPM
  • BPM als een service (BPaaS) voert een proces uit maar doet niet aan BPM
  • Met een BPM-afdeling (medewerker) doet nog niet de hele organisatie aan BPM

Een activiteit is dus geen BPM; een activiteit om een activiteit te verbeteren wel. En iemand die aan BPM doet moet een proces modelleren, maar niet iedereen die modelleert doet aan BPM.

 

De zachte droom: Leve BPM

BPM kan dus heel erg veel betekenen voor uw organisatie, maar dan moet het wel bijdragen aan een organisatiedoelstelling en de processen moet dan wel ‘just enough’ worden gemodelleerd en Actueel, Betrouwbaar en Compleet gehouden worden voor de specifieke doelgroepen.

  1. Heeft de directie/MT hun verwachtingen uitgesproken rondom BPM als middel?
  2. Is bekend welk organisatiedoel hiermee wordt nagestreefd?
  3. Zijn bij u in de organisatie uniform processen beschreven en gepubliceerd?
  4. Zijn deze processen afgestemd op de verschillende doelen en doelgroepen?
  5. Zijn de processen nog wel actueel, betrouwbaar en compleet?

De meeste organisaties kunnen alleen op vraag 3 bevestigend antwoorden, maar ontbreekt het aan de aansluitingen naar boven en naar beneden in de zogenaamde hiërarchie. En wat is dat ‘just enough’ (Adams, 2016)? Precies voldoende vastleggen dat richting geeft aan de doelgroepen en dat door de organisatie ook makkelijk beheerd kan worden.

Afbeelding3-2.jpg
  • Just enough ‘clarity’; bepaal het waarom we aan BPM doen
  • Just enough ’change’; focus en scope; begin waar het de meeste waarde toevoegt
  • Just enough ‘measurement’; alleen meten als iemand het echt wil weten (en er wat mee doet!)
  • Just enough ‘control’; welke mate van controle willen we hebben op professionals?

De vraag van vandaag is nu ook wel daadwerkelijk anders geworden. BPM wordt steeds meer als middel ingezet en dat is een
positieve trend. Maar welke vraagstukken horen daar dan bij in de praktijk?

  • We willen draagvlak/bewustzijn creëren bij medewerkers
  • We willen gestandaardiseerd werken; templates en sjablonen
  • We willen een compleet integraal overzicht voor grote verandertrajecten
  • We willen een concreet middel om samenhang in de organisatie te managen
  • We willen sturen op organisatiedoelstellingen en gericht verbeteren

Dit begint al veel meer aan te sluiten op onze visie; dat BPM de basis is voor uw digitale business transformatie en dat de andere vakgebieden hierop aangesloten dienen te worden. Maar hoe pakt u dit nu duurzaam aan?

 

Duurzaam bouwen aan processen

De aanpak ‘van bestemmingsplan naar Vinexwijk’ rondom het duurzaam bouwen van processen is reeds uitgewerkt in een eerder opgestelde blogreeks:

  1. Het plannen
  2. De bouw
  3. De inrichting
  4. De afwerking en oplevering
  5. Het bewoonbaar houden

Voor effectief en efficiënt BPM zijn er dus concrete organisatiedoelstellingen nodig vanuit de leiders; Business Process Leadership (BPL). Fase 1 is dus eigenlijk cruciaal voor het vervolg en uiteindelijk de resultaten. In de praktijk komt u de rol procesleider vast niet tegen, maar wordt dit vaak proceseigenaar of ketenregisseur genoemd. Zij moeten de missie en visie vertalen naar concrete doelstellingen waarvoor BPM weer een middel kan zijn.

‘You Must Lead Before You Can Manage’

Leiderschap en management worden in de praktijk vaak nog door elkaar gehaald. Leiderschap is de juiste dingen doen en Management is de dingen juist doen! Er valt dus ook helemaal niks de ‘managen’ voordat het doel en de verwachtingen door de ‘leiders’ is gedefinieerd. Echter ontbreekt het de zogenaamde leiders vaak weer aan de goede informatie om juiste en realistische verwachtingen te scheppen. De rol van de procesmanager is dus ook het ‘feedback’ van aan de leiders vanuit het ‘managen van processen’. Dit noemen wij het proces procesmanagement.

 

Afbeelding2-16

 

Maar hoe kan BPM nu die volgende stap maken voor uw organisatie? Op zichzelf is BPM niet meer veel waard, maar wij zien het wel als de ‘lijm’ en de motor van elke digitale business transformatie.

 

Opstaan met BPM; IST-SOL-DIGITAL

De laatste fase in de aanpak rondom het bouwen van duurzame processen is dan ook de Vinexwijk. Hierin komen alle vakgebieden bij elkaar samen en wordt en gebruik gemaakt van elkaar componenten, kennis en volwassenheid. In een gemiddelde organisatie zijn de verschillende vakgebieden al lange tijd in ontwikkeling, maar meestal echt in hun eigen silo.

Met de opkomst van de vele digitale vraagstukken is het belangrijk om deze vakgebieden met elkaar in relatie te gaan brengen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de invoering van de bekende ‘Digitale loketten’ (zoals bij de Omgevingswet/ Omgevingsloket):

Afbeelding1-21.png

BPM van morgen

Een beter BPM begint bij uzelf. Om een stap te maken in het BPM-volwassenheidsniveau moet de organisatie hier wel klaar voor zijn, maar u kunt zelf wel alvast een begin maken.

Wat kunt u nu morgen doen? In ieder geval de volgende vragen eens voor uzelf eens beantwoorden:

  • Maakt u het doel van BPM in uw organisatie helder?
  • Zijn alle doelgroepen bij u bekend in uw organisatie?
  • Zijn de ‘Business Process Leaders’ bij u bekend?
  • Voorziet u deze leiders van de juiste feedback vanuit het managen van de processen?
  • Wat is uw rol in het proces procesmanagement?
  • Is het allemaal ‘just enough’ wat u vastlegt aan processen?
  • Wat doet u eraan om de processen Actueel, Betrouwbaar en Compleet te houden?

 

BPM & Bvolve

Bvolve ondersteunt organisaties bij Business Process Management (BPM) met de juiste methoden en technieken en een succesvolle BPM-functie binnen de organisatie. We versterken uw BPM-projecten en helpen gewenste organisatieveranderingen te realiseren. We helpen onze klanten om een breed gedragen BPM-visie te ontwikkelen, de juiste aanpak te kiezen en de BPM-competenties te ontwikkelen met resultaat gedreven, pragmatische methoden en technieken. Wij betrekken zowel de mensen van de werkvloer als van het managementteam. Wij kunnen helpen uw BPM-projecten een flinke boost te geven. We werken samen om de binnen de projecten de beoogde effecten te behalen en hoge kwaliteit af te leveren!

Lees meer over BPM & Bvolve

 

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met Guido Cohlst.

 

 

BPM, Business Process Management, IST-SOL-DIGITAL, Business Process Leadership, Procesmanagement