Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

De kunst van het kaderen: 5 lessen om te leren

Ton Baas
0

Iedereen maakt gebruik van kaders in zijn dagelijks leven, school en werk. Meestal doen we dit onbewust. Wie is er verantwoordelijk voor de boodschappen, wie voor het koken? Waar ga ik heen als ik nadenk over vakantie, met wie en hoe lang?

Al deze vragen komen vrij bekend voor. Dit soort vragen zijn desalniettemin niet beperkt tot het dagelijks leven. Op het werk, waar we complexe verantwoordelijkheidsstructuren, stakeholders en politieke spellen ervaren, zijn we constant bezig met vragen die beantwoord moeten worden. Deze vragen helpen ons met het aanbrengen van kaders, kaders voor projecten, processen, verantwoordelijkheden – eigenlijk alles. Vaak is het lastig om dit soort zaken te kaderen maar er zijn verschillende modellen en tips om dit makkelijker te maken.

Het belangrijkste is uiteraard om te beginnen met een goede voorbereiding. Voor je ergens aan begint is het belangrijk alles op een rij te zetten, in kaart te brengen en te overdenken. In de praktijk zien we vaak dat men dit ziet als een grote horde waarbij je niet direct tijd besteed aan hetgeen je tracht op te leveren. Wat we vaak zien is dat juist de projecten en processen waarbij we niet goed de kaders hebben vastgelegd achteraf veel meer tijd besteden die niet direct aan het doel gelinkt zijn. Om ervoor te zorgen dat ook jij zo een meester in het kaderen bent hebben wij vijf lessen op een rij gezet die wij uit de praktijk meenemen.

Picture 2

Les 1: Gebruik kadermodellen zoals het IGOE
Er zijn veel modellen en theorieën die kunnen helpen bij het kaderen. Het IGOE (Input, Guides, Output & Enablers) –model is er een van. Het wordt vooral gebruikt voor processen, maar het helpt helder te krijgen welke entiteiten betrokken zijn bij het proces en waar de uitdagingen liggen. Het geeft de mogelijkheid om kritisch te kijken en elk onderdeel individueel te analyseren. Dit betekend niet dat het IGOE-model is beperkt tot deze vier secties. Elk vlak kan zowel intern als extern bezien worden. Mocht je geïnteresseerd zijn in verder onderzoek naar dit model dan refereren we graag naar de bedenker Roger Burlton.

Hoewel we een groot voorstander zijn van het gebruik van dergelijke modellen om te kaderen; vergeet niet ook buiten je organisatie te kijken. Vaak worden externe krachten zoals wetgeving of nieuwe technologie vergeten. Daarnaast is het handig om in het achterhoofd te houden dat er ook een ‘zachte’ kant aan kaderen zit; niet alles is in cijfers te vatten.

Les 2: Leg het kaderen vast!
De sleutel tot succesvol processen of projecten opzetten is om alles in het begin te bespreken en vervolgens ook vast te leggen. Te vaak worden dingen wel besproken maar niet eenduidig, helder en gestructureerd vastgelegd. Als je dit wel doet voorkom je discussie en ruzie later in het project. Vaak komen richting het einde allerlei extra wensen tot veranderingen die niet in lijn zijn met de scope. Als je dit van te voren goed vastlegt kan je voorkomen dat je iets oplevert wat niet was afgesproken.

Les 3: Ken eigenaarschap toe
Nog een les die belangrijk is om de juiste kaders te krijgen is om iemand ook daadwerkelijk verantwoordelijk voor de kaders te maken. Kaders dienen niet alleen bepaald te worden maar ook bewaakt en gecommuniceerd. Als meerdere mensen in hun eentje bezig zijn met deze kaders krijg je diverse insteken en wordt er een hoop energie verspilt aan resultaten die verschillende kanten op gaan. Wees dus bewust van wat er gebeurd en zorg dat iemand altijd de kaders bewaakt. Deze persoon/personen moet(en) elke veranderingsverzoek evalueren en bij doorvoering ook communiceren. Op deze wijze zorg je voor meer helderheid en een gestroomlijnder proces/project.

Les 4: Praat met stakeholders
Dit lijkt een open deur, maar in trainingen en klussen die uitgevoerd worden bij Bvolve zien we nog steeds dat veel projectleiders, procesontwerpers en anderen vaak een kader bepalen op basis van de opdrachtgever. Hierbij gaan zij voorbij aan alle andere betrokken die de implementatie succesvol moeten maken. Het is dus ontzettend belangrijk om te beginnen met gesprekken (of interviews) met sleutelpersonen. Deze kunnen je informatie geven die de kaders van je project of proces verschuiven of verhelderen. Met deze informatie kan je zorgen dat een project/proces beter verloopt en dus meer kans op slagen heeft.

Les 5: Wees iteratief
Vaak zijn er een hoop variabelen binnen een project, proces of programma en een koerswijziging halverwege kijkt niemand van op. Soms moet je bepaalde punten in het begin toch nog herzien zeker wanneer andere krachten het landschap veranderen. Verandering halverwege is dus niet erg en om grote schokken voor te zijn is het handig om up-to-date te blijven met zowel de uitvoerders als stakeholders. Vergeet hierbij niet dat de voorgaande lessen ook bij tussentijdse veranderingen blijven gelden!

Uiteraard zijn er meer lessen om te leren rondom de kunst van het kaderen. Mocht je zelf lessen hebben die je wilt delen, of problemen hebben die we nog niet behandeld hebben laat dan alsjeblieft een comment achter!

 

Best Practices, Divers, Process Management, Project Management