Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

Duurzaam bouwen aan processen – De bouw

Guido Cohlst
0

Van Bestemmingsplan naar Vinex wijk

Zoals in de introductie van de blogserie al aangegeven wil ik u nu meenemen in het ‘proces’ dat u vooraf moet doorlopen  om een succesvol en duurzaam proceshuis op te tuigen. Na de planningsfase, zoals in de vorige blog beschreven, is het nu tijd om het huis te gaan bouwen.

Het proceshuis – De bouw

De tweede fase gaat over de bouw van het proceshuis. Hierin zijn vier belangrijke vraagstukken op te lossen:
1. Heien voor een stabiele basis – stakeholders en sponsors bepalen
2. Het fundament aanleggen – rollen en tijd claimen
3. De kamers en de kaders neerzetten – scope en richtlijnen bepalen
4. Het dak erop hijsen – projectplan opstellen en communiceren

 

A. Heien voor een stabiele basis – stakeholders en sponsors bepalen

Om uiteindelijk niet met een leegstaand of verlaten proceshuis te zitten, is het belangrijk om van tevoren alle stakeholders te bepalen en om een duidelijke sponsor te zoeken binnen uw organisatie. De sponsor moet iemand zijn die volledig achter het plan staat en  voldoende invloed binnen uw organisatie heeft.  Een sponsor kan deuren openen waar nodig en knopen doorhakken wanneer gevraagd (belang). De stakeholders zijn een heel ander verhaal. Dit zal een mix zijn van enerzijds de medewerkers die al jaren roepen dat ze inzicht en overzicht willen in de klant-tot-klant processen en meer grip willen hebben op het resultaat. Anderzijds zijn dit de medewerkers die juist geen behoefte hebben aan al die transparantie, kaders, richtlijnen en een gezamenlijk doel. Deze medewerkers kunt u het beste eens ‘plotten’ op een stakeholdersmodel, zodat u goed inzicht krijgt wie waarop ‘invloed’ heeft en wie waar ‘belang’ bij heeft. Dan kunt u daarna zelf bepalen wie er absoluut overtuigd en tevreden gehouden moet worden en wie alleen geïnformeerd moet blijven. Aangezien u in de vorige fase al heeft nagedacht over het bestemmingsplan, het doel en de financiering van het proceshuis, weet u in ieder geval naar welke personen u op zoek bent in uw eigen organisatie. Het zal dus flink heien zijn totdat u, in het land van de poldermodellen, de stabiele kleigrond heeft bereikt die een gezamenlijke basis biedt om iets op te gaan bouwen.

Visual-blog2-visual1-1.png

 B. Het fundament aanleggen – rollen en tijd claimen

Als de heipalen zijn geslagen is het tijd om het fundament te gaan storten. De basis voor elk geslaagd project is eigenlijk altijd prioriteit en tijd. Dit hangt logischerwijs weer samen met beschikbaar budget. De sponsor en de stakeholders zijn in de vorige fase in kaart  gebracht, in deze fase is het  zaak dat zij ook echt tijd voor u hebben als het nodig is. Er is een verschil tussen verbonden zijn en echt betrokken zijn! Bereid de stakeholders hierop voor en creëer een werkgroep waarbij regelmatig wordt afgesproken om de voortgang en prioritering te bespreken. Daarnaast is het noodzakelijk om een procesteam op te richten dat past bij het/uw ambitieniveau in BPM en de prioritering die gesteld is/u gesteld heeft. In het procesteam kunnen rollen worden opgenomen als:

  • Procesmanager – de manager van het gehele procesteam en de schakel tussen sponsor en stakeholders;
  • Procescoördinator – de coördinator van alle processen en bewaakt de richtlijnen en conventies;
  • Proceseigenaar – de ‘eigenaar’ van een klant-tot-klant proces over afdelingen/units heen;
  • Procesdeskundige/expert – de inhoudsdeskundige van een bepaald proces;
  • Procesmodelleur – de ‘bouwer’ van de processen;
  • Procesbeheerder – de beheerder van de processen om deze Actueel, Betrouwbaar en Compleet (ABC) te houden.

Bij deze teamsamenstelling is het heel gebruikelijk  dat de ‘Proceseigenaar’ uit het management (directie) komt (als je naar ketenprocessen streeft!) en de ‘Procesdeskundige/expert’ uit de lijn komen en in de lijn blijven. Voor de proceseigenaar is het belangrijk dat die zeggenschap en draagvlak heeft in de organisatie. De ‘Procesmodelleur’ en de ‘Procesbeheerder’ worden soms ook als één rol aangeduid en zijn zowel in de lijn als in de BPM-stafafdeling te plaatsen. Dat ligt volledig aan de omvang van het project. In de vorige fase heeft u gelukkig al ‘nagedacht over de toekomst’. Waar het vaak fout gaat in de praktijk is dat deze rollen aan medewerkers worden gekoppeld zonder dat er ook daadwerkelijk tijd voor wordt vrijgemaakt en verantwoordelijkheden/zeggenschap aan worden gehangen. Procesmanagement is niet iets wat u er even naast doet. Dit zijn serieuze rollen met voldoende taken om een parttime/fulltime functie mee te vullen. Afhankelijk van het ambitieniveau en onderstaande groeimodel rondom BPM moeten hier bewuste keuzes in gemaakt worden.

Visual-blog2-visual2-1.png

 

C. De kamers en de kaders neerzetten – scope en richtlijnen bepalen

Het fundament is inmiddels hard, de eerste muren staan, het aantal verdiepingen is bepaald en de werklui zijn bekend. Vervolgens kunt u gaan nadenken over de letterlijke indeling en verdeling van het proceshuis. Welke kamers (afdelingen/ketens) moeten als eerst worden opgeknapt? En op/tegen welk niveau van afwerking? Doen we alles zelf of huren we daar specialisten voor in? Doen we dat eerst met onze eigen tooling (Excel/Visio) of huren we vakgereedschap?

In het kader van de veel gehoorde termen ‘standaardisatie’ en ‘uniformiteit’ is het tevens belangrijk dat er enkele richtlijnen en modelleerconventies worden opgesteld. Deze hoeven nog niet in beton te worden gegoten, maar het geeft een gezamenlijke basis om te beginnen. Voortschrijdend inzicht en de praktijk zullen vervolgens uitwijzen hoe deze conventies zich verder ontwikkelen.  Met een gezamenlijk doel, een procesteam en het streven naar ketenprocessen is een standaard procestaal wel zo verstandig. Dan praat je letterlijk over hetzelfde (en in dezelfde taal) en is alles ook makkelijk en uniform te lezen, te schrijven en te interpreteren. Veel organisaties beginnen tegenwoordig gelijk in BPMN (Business Process Model and Notation) of zetten hun huidige processen om naar deze wereldwijd gestandaardiseerde procestaal voor procesbeschrijvingen. Deze procestaal is goed en makkelijk aan te leren via de BPMN Foundation.

Visual-blog2-visual3.png

 

 

D. Het dak erop hijsen – projectplan opstellen en communiceren

Om het huis echt bewoonbaar te maken mag het dak niet vergeten worden. Een ‘dak boven uw hoofd’ is toch een basisbehoefte en geeft het optimale gevoel van veiligheid en geborgenheid. Dit geldt ook voor de bewoners van het proceshuis. Het dak is niet alleen het gedeelte dat de muren bij elkaar houdt, maar ook de plek van waaruit u het beste uitzicht heeft. Vanuit het zolderraam kunt u de stip op de horizon het beste zien. Dit is de plek om de missie, visie en kernwaarden van de organisatie veilig te borgen. Elk klant-tot-klant proces zou tenslotte naar een resultaat (product of dienst) moeten leiden dat een bijdrage levert aan de doelstellingen van uw organisatie. In ieder proces staan de kernwaarden van de organisatie centraal bij uw medewerkers tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden binnen het proces.

Een actueel thema is tegenwoordig de digitale waardeketen, waarbij de processen een belangrijke rol spelen richting digitalisering De ondersteunende processen moeten toegevoegde waarde bieden aan de primaire processen. Een ondersteunend proces kan nooit een op zichzelf staand doel realiseren. Het is verstandig om een projectplan op te stellen waarin alle rollen, taken, verantwoordelijkheden, doelstellingen, ambities en resultaten van het proceshuis zijn opgenomen.

Nu dan eindelijk het proceshuis staat, is het tijd om een feestje te organiseren voor de gehele organisatie. Iedereen is namelijk welkom om alvast een kijkje te nemen in de inzichten en overzichten die het proceshuis gaat bieden. Omdat de processen in het proceshuis alle medewerkers ‘raken’ is de kans groot dat zij hier hun voordeel mee kunnen doen. Deel het plan achter het proceshuis en geef inzicht in de prioriteit en ambitie. De organisatie nu betrekken scheelt straks heel veel zenden, trekken en duwen!

Visual-blog2-visual4.png

 

In de volgende blog zal ik u meenemen in de fase rondom ‘De inrichting’ van het proceshuis.

De gehele aanpak ziet er als volgt uit:
Het proceshuis - Het plannen
Het proceshuis - De bouw
Het proceshuis - De inrichting
Het proceshuis - De afwerking en oplevering
Het proceshuis - Bewoonbaar houden

Meer weten of het duurzaam bouwen van een proceshuis, het boven de vraagprijs verkopen binnen uw organisatie en het prettig leefbaar houden? Volg dan deze blogserie en/of neem direct contact op met Guido Cohlst.

 

Business Process Management, BPM, Stakeholdersanalyse, Proceseigenaar, Procesmanager, Procesexpert, Procescoordinator, Procesmodelleur, Procesbeheerder, BPMN, Business Process Model and Notation, de digitale waardeketen