Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

Duurzaam bouwen aan processen – Het Plannen

Guido Cohlst
0

Van Bestemmingsplan naar Vinex wijk 

Zoals in de introductie van de blogserie al aangegeven wil ik u nu meenemen in het ‘proces’ dat vooraf moet plaatsvinden om een succesvol en duurzaam proceshuis op te tuigen.

1. Het proceshuis - Het plannen

De eerste fase gaat over het plannen van het proceshuis. Hierin zijn vier belangrijke vraagstukken op te lossen:
A. Waar wilt u gaan wonen? - BPM beleggen in organisatie
B. Hoe groot wordt het huis? - ambitieniveau bepalen
C. Wie wil je op bezoek en wat mogen ze zien? – doel en doelgroep(en)
D. Wie gaat het onderhouden (ABC)? - nadenken over toekomst

 

A. Waar wilt u gaan wonen? - BPM beleggen in organisatie

In het eerste deel van deze fase gaat het er vooral om dat u goed nadenkt waar u dit huis wilt beleggen in de organisatie. Bij de afdeling Kwaliteit (wat kan daar niet onder)? De afdeling Informatie (gewoon omdat dat altijd kan)? Bij de afdeling Bedrijfsvoering (omdat zij altijd tijd hebben)? Het maakt eigenlijk niks uit, als u maar een duidelijke doelstelling heeft en er echt mensen voor gaat vrij maken. Opzichter, meewerkend voorman en/of bouwvakker is niet iets wat je er zomaar even bij doet. Het is dus belangrijk om BPM goed te beleggen in de organisatie! De juiste plek en bemanning zijn afhankelijk van het ambitieniveau.



Visual-blog1-visual1.png

 

B.Hoe groot wordt het huis? - ambitieniveau bepalen

Welk doel heeft het proceshuis? Is het alleen om de auditor tevreden te houden en eventueel nieuwe medewerkers wat inzicht te geven dan is een mooie maquette in de hoek voldoende. Wilt u processen gaan beheren en besturen op resultaat is een degelijke studio voldoende? Wilt u data gaan verzamelen om te kunnen monitoren en sturen van mensen is een ruime eengezinswoning nodig, die netjes wordt beheerd en onderhouden. Dit is dan ook de minimale basis om continu te kunnen verbeteren en in korte verbetercycli het proces te verbeteren en hier weer meteen de nieuwe basis (inzicht) van maken. Begin klein en bouw op succesverhalen


Visual-blog1-visual3-1.png

 

C. Wie wil je op bezoek en wat mogen ze zien? – doel en doelgroep(en)

Als eenmaal bekend is wie de stakeholders zijn en wie de gebruikers (lezers) zouden moeten zijn is het een invuloefening van welke processen moeten worden vastgelegd en in welk detailniveau beschreven. Een proces ‘hoog over’ is vaak al voldoende voor een manager om te weten welke fases een proces allemaal doorloopt om tot het resultaat te komen, maar risico’s en controlemaatregelen vastleggen op dit niveau heeft totaal geen zin. Deze moeten op een dusdanig laag niveau vastgelegd (denk aan activiteit niveau) worden dat het ook de gewenste informatie oplevert en de risico’s op deze manier ook echt in ‘control’ zijn en niet alleen op papier. Benader alles wat u vanaf nu oppakt voor het bouwen en onderhouden ook altijd vanuit het doel van de organisatie en doelgroep die er gebruik van maakt. Mocht het doel van uw organisatie nog niet helemaal helder zijn, is het wellicht eerst interessant om eens ‘Business Model Canvas’ op te stellen.

Wilt u weten wie wat doet, met welk systeem en met welke gegevensdragers en weten waar welke risico’s kunnen plaatsvinden en waar er controlemaatregelen getroffen moeten worden? Dan is het zaak om een flinke villa te bouwen met een bewuste gekozen ‘procesbloem’.  Er zullen concessies gemaakt moeten worden om allemaal uniform en gestandaardiseerd te gaan werken, want er is altijd maar één proces dat centraal kan staan! De procesbloem is de basis voor actuele impactanalyses voor uw organisatie.

Visual-blog1-visual2.png

 

D. Wie gaat het huis onderhouden (ABC)? – nadenken over de toekomst

Tijdens de bouw en het onderhoud van het huis heeft u medewerkers nodig die zich kunnen inleven in het doel van de organisatie en anderzijds in de huid kunnen kruipen van de verschillende doelgroepen. Denk hierbij aan de schakels tussen visie/strategie en de daadwerkelijke uitvoering; een echte stafafdeling met sponsoren in de directie en meewerkende voormannen op de werkvloer. Dit procesteam moet ervoor zorgen dat het proceshuis altijd ABC (Actueel, Betrouwbaar en Compleet) blijft. Het selecteren van deze medewerkers vindt helaas nog toch vaak plaats op basis van beschikbare tijd en of verkeerde competentieprofielen. Een combinatie van Bedrijfskunde (kwaliteit en informatie), Verandermanagement (HR) en IT is de perfecte mix om invulling te geven aan het procesteam. Het ABC houden van het proceshuis is verder een verantwoordelijkheid van de hele organisatie en heeft alleen lang leven als de medewerkers zelf proactief meedenken en (gewenste) verbouwingen tijdig aangeven. Denk hierbij aan het oprichten van een procesteam met een digitaal loket. Het ABC houden van het proceshuis is dus een proces op zich en echt een cultuuraspect!

Visual-blog1-visual4.png

 

In de volgende blog zal ik u meenemen in de fase rondom ‘De bouw’ van het proceshuis.

De gehele aanpak ziet er als volgt uit:
Het proceshuis - Het plannen
Het proceshuis - De bouw
Het proceshuis - De inrichting
Het proceshuis - De afwerking en oplevering
Het proceshuis - Bewoonbaar houden

Meer weten of het duurzaam bouwen van een proceshuis, het boven de vraagprijs verkopen binnen uw organisatie en het prettig leefbaar houden? Volg dan deze blogserie en/of neem direct contact op met Guido Cohlst.

 

Proceshuis, BPM, Business Process Management, Procesbloem, Proceseigenaar, Business Model Canvas, ABC-methode, Actueel, betrouwbaar en compleet