Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

Hoe vermijd ik de valkuilen van een aanbesteding

Middels een aantal blogs willen wij (Claudia & Jens) jullie lezers meenemen in wat wij hebben beleefd tijdens een meerjarig innovatief verandertraject bij een middelgrote uitvoeringsorganisatie. In deze blog duiken we in het aanbestedingstraject en hoe men met een procesgerichte aanpak een aantal veel voorkomende valkuilen kan vermijden. Het aanbesteden van een nieuw IT-systeem is een tijdrovend, lang en duur proces terwijl het resultaat voldoet vaak niet aan de beoogde verwachtingen.

 

Valkuil 1: het nieuwe IT-systeem en de processen sluiten niet of slecht op elkaar aan

Belangrijk is om een duidelijk beeld te hebben hoe het proces eruit ziet en wie er allemaal een rol in speelt. Beschrijf daarvoor de processen in een script waarin vanuit verschillende rollen het wordt proces ervaren. Hiermee zorg je er namelijk voor dat er geen belangrijke stakeholders vergeten worden. Beschrijf daarnaast ook de belangrijkste verwachtingen qua automatisering. Op basis van deze beschrijving kan men veel gerichter de belangrijkste eisen en wensen in kaart brengen en deze op de juiste manier prioriteren. Laat software leveranciers demonstreren op basis van de scripts en niet alleen op eenvoudige voorbeeldprocessen.

 

Valkuil 2: je kiest het systeem op basis van de huidige werkwijze en mogelijkheden

Deze aanbesteding is een kans om het beter te doen in de toekomst. Breng dus in kaart hoe het proces er uit gaat zien en wat in de huidige situatie ontbreekt aan ondersteuning vanuit het applicatielandschap. Of grijp de aanbesteding aan om ook processen te verbeteren. Hoe dit aan te pakken en de veranderbereidheid van de organisatie te vergroten leest u o.a. in de deze blog.

 

Valkuil 3: je kiest een systeem op basis van de standaardfunctionaliteit

De focus tijdens een aanbesteding moet liggen op de primaire processen waarmee de organisatie zich onderscheidt in de markt en de functonaliteit die het nieuwe systeem daarvoor biedt. Volgens Gartner zijn slechts een klein deel van alle processen primair en die spelen dus een cruciale rol binnen de organisatie. De overige processen zijn vooral ondersteunend en hebben een andere aanpak nodig. De ondersteunende processen zijn meestal niet uniek, veranderen niet snel en standaard systemen bieden in het algemeen voldoende functionaliteit voor deze processen.

 

Schermafbeelding 2017-05-05 om 08.17.09.png

Valkuil 4: de leverancier met de laagste aanschafkosten wint de aanbesteding

De aanschaf is alleen de eerste stap. Als je alleen daar op focust, bestaat de kans dat de leverancier hier ook vooral op inzet, zonder dat je daarmee precies krijgt wat je nodig hebt. Zorg dat je de kosten bekijkt op de levensduur van het systeem en de waarde die de functionaliteit levert. Later maatwerk bij bouwen, mensen dag in dag uit met workarounds laten werken ‘omdat het systeem niet anders kan’, moeilijk wijzigingen doorvoeren, terwijl die in de omgeving wel continu plaatsvinden; dat zijn allemaal zaken die heel kostbaar zijn en bovendien frustratie in het werk veroorzaken.

Kortom, focus bij het aanbesteden vooral op die cruciale processen die niet met standaard functionaliteit ondersteund kunnen worden. Zorg ervoor dat de leverancier kan aantonen juist deze processen voldoende te ondersteunen tijdens demonstraties. Daarnaast biedt de aanbesteding een mooie kans om de huidige processen te verbeteren!

 

 

New Call-to-action

Wilt u meer informatie? Dan kunt u contact opnemen met Jens Goossens of Claudia Beemster.

 

Aanbesteding, IT, IT-systeem, Processen