Van Bestemmingsplan naar Vinex wijk
Zoals in de vorige blogs van de blogserie reeds aangegeven is het ‘proces’ voor het bouwen van een succesvol en duurzaam proceshuis erg belangrijk. Als het huis eenmaal afgewerkt en opgeleverd is het tijd om het ‘bewoonbaar te houden.
5. Het proceshuis – Het bewoonbaar houden
De vijfde fase gaat over het bewoonbaar houden van het proceshuis. Hierin zijn vier belangrijke vraagstukken op te lossen:
A. Is het nog bewoonbaar? – het proces procesmanagement
B. Past het huis nog bij de huidige situatie? – omgevingsbewust
C. Input en feedback verzamelen? – de context analyse
D. Help mijn man is klusser! – kleine stapjes en elke dag een beetje beter
A. Is het nog bewoonbaar? – het proces procesmanagement
Nu het proceshuis is opgeleverd en bewoond wordt door de procesrollen is het belangrijk om het ook bewoonbaar te houden. Denk hierbij aan de ABC-methode over het Actueel, Betrouwbaar en Compleet houden van de processen en onderliggende documentatie. In de praktijk wordt het proceshuis vaak eenmalig opgeleverd en daarna verdwijnt het in de (digitale) kast. Als informatie voor een bepaalde doelgroep niet meer ‘A, B en/of C’ is, is het een kwestie van tijd dat het middel niet langer wordt ingezet. Dan heb je al snel te maken met het zogenaamde ‘spookproceshuis’.
In de vorige blog is de koppeling tussen de procesrollen en de procesverantwoordelijkheden (VERI) al gemaakt. Om het proceshuis ‘ABC’ te houden moet het ‘proces procesmanagement’ worden ingericht:
- Proceseigenaar (PE) – bepaalt het resultaat en de scope van het proces;
- Procesmanager (PM) – stemt af met de proceseigenaar (wensen vs. conventies) en geeft sturing aan procesadviseur(s);
- Procesadviseur (PA) – geeft procesadvies aan procesdeskundige en modelleert en onderhoudt het proces in de tooling;
- Procesdeskundige (PD) – inhoudsdeskundige van het proces en schakel tussen procesadviseur en procesteam;
- Procesteam (PT) – de uitvoerende medewerkers van het proces en de bron voor procesverbeteringen.
Afhankelijk van het doel van procesmanagement en de volwassenheid van de organisatie rondom BPM kan er ook steeds meer verantwoordelijkheid in de lijn belegd worden. De ‘procesdeskundige’ wordt dan ook ‘procesadviseur’ en het ‘procesteam’ zal het proces zelf modelleren en onderhouden. Dit is de basis voor zelfsturende teams.
B. Past het huis nog bij de huidige situatie? – omgevingsbewust
Nu het proces procesmanagement eenmaal is ingericht en het eindresultaat (en dus de klant?) via de proceseigenaar altijd centraal wordt gezet, is het tijd om de omgeving goed in de gaten te houden. Net als in een echt huis heeft u bij het proceshuis te maken met veranderende factoren en invloeden van buitenaf:
- Klantwensen
- Internationalisatie
- Wetgeving
- Compliance
- Concurrentie
- (Technologische) ontwikkelingen
- Normen
Als organisatie is het belangrijk om alert te blijven op deze veranderingen en ontwikkelingen en hier tijdig op in te spelen en inspiratie uit te halen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan nieuwe wetgeving en het zo goed en snel mogelijk doorvoeren hiervan.
In welke processen en tijdens welke activiteiten heeft deze wet invloed (of moet deze worden gehandhaafd)? Hoe kan dit het meest efficiënt worden doorgevoerd in de systemen en/of werkinstructies? Hoe kunnen hedendaagse technologische ontwikkelingen hierbij helpen? En wat doet de concurrentie? Is uw organisatie bijvoorbeeld klaar voor de nieuwe Europese wetgeving rondom klantgegevens (GDPR: General Data Protection Regulation)? Doe hier de test en zie de resultaten.
Het is dus van belang dat het proces leidend blijft en de omgeving kaders schept, richting geeft en inspireert!
C. Blijven presteren? – de contextanalyse
Processen spelen een cruciale rol in het behalen van resultaten (presteren) voor uw organisatie! De processen leveren tenslotte het product en/of de dienst op waarvoor de klant wilt betalen. De ‘digitale transformatie’ van vele organisaties zorgt er echter voor dat de processen steeds minder tastbaar en zichtbaar worden.
De basis voor procesverbetering (en het dus blijven presteren!) is niet alleen inzicht en overzicht in de huidige situatie, maar ook het inspelen op de omgeving en het rekening houden met de context waarin het proces zich bevindt. Voor een goede contextanalyse is de ‘Hexagon’ van Roger Burlton erg interessant. Deze Hexagon is een handig hulpmiddel om de context te analyseren vanuit het perspectief van uw (keten)processen. Hierbij worden de volgende elementen meegenomen:
- Strategie
- Business Rules
- Mensen en motivatie
- Technologie
- Ondersteunende infrastructuur
- Organisatiestructuur
Deze invalshoeken leveren en vragen om informatie en kennis uit de organisatie. Processen kunnen hier voor de samenhang zorgen en de ‘smeerolie’ zijn tussen context en digitale transformatie. Procesmanagement is dus de motor voor effectief en efficiënte organisatieontwikkeling en de basis voor uw digitale transformatie!
D. Help mijn man is klusser! – kleine stapjes en elke dag een beetje beter
In elke organisatie wordt er wel geklust om er uiteindelijk beter van te worden. Maar is elke verandering nu echt een verbetering? En voor wie is dit een verbetering; de klant of de medewerker? Zijn de geïnvesteerde tijd en kosten het waard en op welke termijn? En hoe bepaal je nu eigenlijk de toegevoegde waarde?
Elke activiteit in het primaire proces moet toegevoegde waarde hebben voor het eindresultaat en/of nodig zijn voor de organisatie. Echte toegevoegde waarde is ‘daar waar de klant voor wilt betalen’. Tevens moet het eindresultaat wel matchen met de visie en de kernwaarden van de organisatie. Hierbij dient altijd rekening gehouden te worden met de veranderende omgeving van buitenaf en de context waarin het proces zicht bevindt binnen de organisatie. Het verbeteren van processen en het dus beter presenteren van uw organisatie is het gezamenlijk uitvoeren van het proces procesmanagement. In kleine stapjes en elke dag een beetje beter is het streven. Dit kan door snel live te testen en toetsen bij de klant (Agile en Lean) en bij succes duurzaam te borgen! Kaizen betekent letterlijk ‘Veranderen naar Verbetering’.
Dit was de laatste blog in de reeks rondom het ‘duurzaam bouwen aan processen’. De complete aanpak kunt u teruglezen in de volgende blogs:
Het proceshuis – Het plannen
Het proceshuis – De bouw
Het proceshuis – De inrichting
Het proceshuis – De afwerking en oplevering
Het proceshuis – Bewoonbaar houden
Meer weten over het duurzaam bouwen, het binnen uw organisatie boven de vraagprijs verkopen en het prettig leefbaar houden van uw proceshuis? Neem direct contact op met Guido Cohlst.
