Tijdens de Corona Crisis maken SaaS (Software as a Service)-diensten efficiënt thuiswerken mogelijk. Vele diensten worden tijdelijk gratis aangeboden om de Corona Crisis het hoofd te bieden (Google, Zoom, voor 197 andere voorbeelden klik hier). Bedrijven die SaaS omarmd hebben, zijn beter in staat om te anticiperen op veranderende omstandigheden.
Aan de andere kant lopen de kosten voor de SaaS-dienstverlening door terwijl omzet mogelijk daalt en er op zeer korte termijn kosten bespaard moeten worden. Om de SaaS kosten te beheersen dient u helder in beeld te hebben welke SaaS–diensten bedrijfs-kritische functies ondersteunen en wat de impact is om tijdelijk SaaS dienstverlening te stoppen.
Het aandeel van SaaS in de totale software markt laat een exponentiële groei zien. Wij denken dat deze groei zich tijdens de Corona crisis zal doorzetten. Volgens de Synergy Group maakte het ongeveer 25% uit van de totale Enterprise Software markt in 2019. Cijfers van Gartner ondersteunen dit.
Het gebruik van SaaS heeft veel voordelen, zoals schaalbaarheid, kortere Time to Market, het uitbesteden van software ontwikkeling, lagere kosten voor onderhoud, etc. Zeker als bijvoorbeeld de controle op onderliggende technologie geen noodzaak is, kan SaaS een goede optie zijn.
Case – controle over SaaS
Voor een grote financiële instelling hebben we een analyse tool en aanpak ontwikkeld waarmee we inzicht hebben gecreëerd welk deel van de organisatie zich beter leent voor het gebruik van SaaS dan andere. Het is geen wet van Meden en Perzen, geen absolute waarheid, maar het ondersteunt de dialoog en de besluiten waar je als organisatie voor staat. In dit artikel leggen we uit hoe we dat hebben gedaan. Aan het eind leggen we uit wat dit een typisch Bvolve traject maakt.
Dus hoe kun je de voordelen van SaaS optimaal benutten en tegelijkertijd verantwoordelijk omgaan met de risico’s die daar mee gepaard gaan?
Deze vraag brengt meteen de twee schijnbaar tegengestelde belangen aan het licht: de Business wil gebruik maken van de flexibiliteit die SaaS biedt, terwijl IT controle wil hebben en houden over het IT landschap.
Aanpak
Als eerste hebben we een analyse gemaakt van het huidige SaaS landschap. Na de inventarisatie van de aantallen, hebben we de verschillende SaaS geclassificeerd in 4 categorieën: Small, Medium, Large en Extra Large. De classificatie hebben we gedaan langs twee assen: hoeveel gebruikers heeft de SaaS en hoe belangrijk is de oplossing. Voor het vaststellen van het belang van de SaaS gebruikten we de CIA classificatie (Criticality, Integrity en Availability).
Op basis van deze kwalificatie konden we de eigenaren richtlijnen en hulpmiddelen geven om deze SaaS te kunnen managen. SaaS met meer gebruikers en kritieker voor je dienstverlening wil je meer controle over, dan een simpele SaaS die maar door een paar mensen wordt gebruikt.
Voor alles geldt dat je het in een basisadministratie vastgelegd wil hebben. Bij deze organisatie gebeurde dat in ServiceNow, wat als voordeel heeft dat het ook de andere processen kan ondersteunen, maar daar kun je in principe ook andere tooling voor gebruiken. De toezichthouder, De Nederlandse Bank in dit geval, vereist dat je rapporteert over de kritieke uitbestedingen. Deze regelgeving is vastgelegd in “Melding uitbesteding”.
Goed, nu zijn we de SaaS de baas die we al hebben aangeschaft, maar hebben we nog geen controle of hulp geboden bij de fase ervoor: welke capabilities of afdelingen lenen zich nu meer of minder voor het gebruik van SaaS?
Hiervoor hebben we eerst een onderzoeksmethode ontwikkeld op basis van deskresearch (artikelen van onder meer Gartner en Forrester) en workshops met (Enterprise) Architecten. Dit leidde tot een SaaS preference model. Aan de hand van gedetailleerde vragen in 5 categorieën konden we zo komen tot capabilities/afdelingen die zich meer of minder lenen voor SaaS. Hieronder de categorieën en een aantal voorbeelden van stellingen, die gebruikt zijn om te scoren.
Uiteindelijk laten deze scores zich dan weer vertalen in een indicator: waar is een SaaS meer of minder gepast.
Wat maakt dit traject nu een typisch Bvolve traject? Wij geloven in grenzeloos dromen, groots denken, realistisch designen en doordacht doen. In onze aanpak nemen we altijd de organisatie mee, zodat ook de kennis en vaardigheden van de medewerkers mee ontwikkelen. Hoe doen we dat?
Door inzet van een business accelerator zijn we in staat in 2 weken het probleem te doorgronden, oplossingen te definiëren en een implementatieplan op te stellen.
Tijdens de implementatie stimuleren wij een startup mentaliteit binnen de bestaande organisatie om op een positieve en doeltreffende manier de veranderingen door te voeren. Ten slotte toetsen we de winstgevendheid en toegevoegde waarde van de oplossing.
Checklist SaaS
Aan de slag met het onder controle brengen van SaaS? Download dan de checklist die we daarvoor hebben gemaakt door te klikken op onderstaande button.
