Er worden steeds meer applicaties geïntroduceerd die allemaal hun eigen functionaliteit hebben. Hierdoor kan het aantal applicaties snel groeien en kan het overzicht van alle applicaties en bijbehorende functionaliteiten verloren gaan waardoor het applicatielandschap erg complex wordt. Wanneer dit het geval is en er geen applicatie portfolio management plaatsvindt, kan de organisatie veel voordelen misslopen en problemen op zich af roepen. Zonder een geoptimaliseerd applicatie landschap kan de organisatie o.a. niet snel inspelen op veranderende bedrijfsdoelen, wordt er te lang vastgehouden aan niet waardevolle applicaties en IT-projecten, en zijn er hoge kosten. Hoe APM deze problemen voorkomt en welke voordelen APM kan bieden, lees je in deze blog.
1. Grip op het applicatielandschap
Applicatie portfolio management begint bij inzicht krijgen in alle applicaties en bijbehorende functionaliteiten die zich in de organisatie bevinden. Er wordt een overzicht gecreëerd dat laat zien welke applicaties er zijn, hoe deze zich tot elkaar verhouden, welke organisatiefuncties zij ondersteunen en wat de kosten zijn. Zo kom je te weten met welke data de applicatie verwerkt en waarmee deze informatie wordt uitgewisseld. Om applicaties zinvol te kunnen vergelijken, worden deze gegroepeerd in portfolio’s. Zo ontstaat er kennis, grip en controle over het applicatielandschap van de organisatie, en zorgen we dat applicaties bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Hiermee worden keuzes onderbouwd op het gebied van rationalisatie of juist nieuwe investeringen. APM helpt organisaties om de IT roadmap beter te kunnen ondersteunen.
2. Verbinden van Business en IT
Op basis van inzicht in de eigenschappen van de applicaties, kunnen beslissingen gemaakt worden voor het inrichten van de portfolio’s door applicaties te waarderen en in te richten. Dit wordt gedaan op basis van waarderingscriteria of metrieken die worden opgesteld aan de hand van de bedrijfsstrategie. Er vindt dus een vertaling plaats van de business naar IT met als resultaat dat IT keuzes maakt die de strategische richting van de organisatie ondersteunen. Als een organisatie bijvoorbeeld besluit om meer of minder in de cloud te gaan werken is het relevant inzichtelijk te hebben wat daar draait. Door gebruik van één simpele metriek en een metertje op je applicatie dashboard zie je of de strategie door de tijd heen wordt gevolgd. APM zorgt ervoor dat de juiste beslissingen en prioriteiten genomen worden die onderbouwd zijn met de strategische doeleinden van de organisatie.
3. Efficiëntie in het applicatielandschap
APM zorgt ervoor dat de kosten en waarde van de applicaties constant gemonitord, waardoor deze altijd geëvalueerd worden en waar nodig de applicaties aangepast, gemigreerd of geëlimineerd worden. Een handige tool om te bepalen wat er met een applicatie moet gebeuren is de TIME-analyse. In de TIME-analyse worden applicaties geplot op twee assen: de waarde die de applicatie levert voor de organisatie en de technische fit van de applicatie in het landschap. Hieruit ontstaat een kwadrant:
- Tolereren: applicaties qua organisatiewaarde minder van belang zijn en technisch goed.
- Investeren: applicaties die veel waarde hebben voor de organisatie én technisch goed zijn kunnen een voorsprong geven op concurenten.
- Migreren: voor applicaties die veel waarde leveren voor de organisatie maar technisch slecht passen gaan we op zoek naar alternatieven.
- Elimineren: applicaties qua organisatiewaarde minder van belang zijn en technisch slecht passen proberen we te elimineren.
Naast deze twee assen kan bijvoorbeeld de grote van de bol gebruikt worden om te laten zien welke applicaties hoge beheers- of licentiekosten hebben.
Het optimaliseren van het landshap maakt geld en energie vrij voor nieuwe, innovatieve en duurzamere applicaties die het applicatielandschap versterken.
APM is een continu proces
Applicatie portfolio management is een continu proces. Naast het inrichten van het applicatielandschap is het managen hiervan even noodzakelijk voor een duurzaam resultaat. Dit houdt in dat er continu gekeken moet worden naar de aansluiting tussen IT en de business, oftewel de bedrijfsdoelen. De juiste mensen moeten betrokken zijn bij APM om ervoor te zorgen dat de organisatie een APM capability ontwikkeld voor het managen van het applicatielandschap. Dit houdt in dat IT begrijpt hoe de applicaties de bedrijfsfuncties ondersteunen en welke noodzakelijk zijn om business te kunnen uitvoeren. Een dashboard kan worden ingericht om de status van het applicatie portfolio in te zien door informatie weer te geven over de resterende looptijd en tijd tot vervangen van applicaties of de verschillende dataflows tussen applicaties.
APM schept structuur, inzicht en biedt ruimte voor innovatie en verdere doorontwikkeling van de organisatie
Contact
Wil je meer weten over APM en de voordelen hiervan. Neem dan contact op met onze APM experts: Michiel Overgaag, Mark Kahmann, Isabella Abrahams en Arnoud van Kooten.
