Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

Vastleggen van BPMN-conventies. Overbodig of noodzaak?

Tim van Dijk
0

De waarde van procesmanagement komt vaak ter sprake. Veel organisaties kiezen ervoor om (alsnog) de omslag te maken naar een procesgerichte manier van organiseren en werken. Wanneer deze keuze gemaakt is dienen er een aantal zaken geregeld te worden. Eén daarvan is het in kaart brengen van de huidige processen om zo inzicht te verkrijgen. Bij die eerste stappen gaat het vaak fout. In al het enthousiasme om te gaan beginnen wordt er weleens vergeten om duidelijke afspraken te maken. Want, zouden er geen modelleerconventies opgesteld moeten worden alvorens er begonnen wordt met het beschrijven van processen?

 

Meningen en misverstanden

Wanneer gestart wordt met procesgericht werken binnen de organisatie zal u merken dat modelleerconventies door iedereen anders worden geïnterpreteerd. Het is daarom van belang hier afspraken over te maken en deze vast te leggen in een conventiedocument. De opmerking die je vaak hoort is dat deze toch niet gevolgd worden, althans niet op de lange termijn, en daarmee in de (digitale) archiefkast verdwijnt. Onze ervaring leert ons echter dat klanten die conventies goed vastleggen, uiteindelijk een veel volwassenere informatievoorziening hebben.

 

Tussen neus en lippen door

“Conventies opstellen is tijdsverspilling!”
“Wij zijn zo een kleine organisatie dat wij geen afspraken nodig hebben.”
“De afspraken worden toch niet gelezen en/of nageleefd.”
“De medewerkers hebben het al druk genoeg.”

Deze argumenten zijn bijna allemaal te ontkrachten door te beseffen dat het maken van afspraken niet het doel is, maar het proces. Natuurlijk gaat niet elke procesontwerper dagelijks na of de conventies goed zijn nageleefd. Wanneer het opstellen van het conventiedocument goed is verlopen is dat ook niet nodig, iedereen heeft immers dezelfde manier van modelleren aangeleerd.


Afspraken vs. geen afspraken

Zonder afspraken

Met afspraken

Blijvende discussies over principes

Eenmalig gerichte discussies

Meer inwerkuren doordat bestaande procesontwerpers verschillend werken

Nieuwe procesontwerpers kunnen snel aan de slag

Platen moeten vaak worden aangepast op basis van modelleerstijl

Platen hoeven alleen te worden aangepast wanneer de inhoud veranderd

Eigen interpretatie van concepten en het gebruik hiervan

Eenduidige interpretatie van concepten en het gebruik hiervan

Wildgroei van te gebruiken concepten voor het vastleggen van de processen

Keuze voor concepten waarmee de processen vastgelegd kan worden

 


Overbodig of noodzaak?

Zoals u ziet, stelt u conventies niet alleen op omdat het een mooi document oplevert. Het zorgt ervoor dat u met de inhoud bezig kan gaan en geen ellelange gesprekken over modelleerconventies hoeft te voeren. Wat mij betreft wegen de voordelen van het opstellen van een conventiedocument veel zwaarder dan de tegenargumenten. Een conventiedocument is dus zeker niet overbodig maar noodzaak!

Natuurlijk zijn er veel best practices in omloop waar u gebruik van kunt maken, maar dit betekent niet altijd dat dat zomaar te knippen en plakken is. Wij helpen u graag met het samenstellen van een conventiedocument die precies bij uw organisatie past. Neem contact met ons op zodat wij samen met u de juiste aansluiting van uw behoeftes en de organisatie vastleggen.

 

Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog neem dan contact op met Tim van Dijk

 

New Call-to-action

 

BPMN-conventies, Afspraken, Conventiedocument, Principes, Concepten, Informatievoorzieningen, Proces, Modelleren