Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

De Vier Fasen om elke applicatie aan te laten sluiten bij de gebruiker.

Claudia Beemster
0

Vaak hoor je in de wandelgangen de medewerkers klagen over het nieuwe systeem. Ze worden gekocht en ingericht door mensen die geen beeld hebben bij het werkproces. Van bovenaf wordt er weer besloten dat het anders, moderner moet. Zelden worden de echte gebruikers betrokken bij het ontwerp, de bouw en implementatie van zo’n systeem. Gek eigenlijk, want in het dagelijks leven zijn we continu zelf aan het reviewen, testen en vergelijken voordat we iets kopen – zelden laten we dat door een ander doen.

Ook bij de klant zien wij dit gebeuren maar laatst heb ik een manier mogen meemaken die vanuit een andere hoek deze uitdaging aanpakte. Bij deze klant werd eerst samen met de gebruikers de werkwijze geformuleerd waarop vervolgens de inrichting van het systeem werd afgestemd. Logisch eigenlijk want hierdoor borg je bij de implementatie ook dat het systeem aansluit bij de verwachting en de behoefte.

De aanleiding voor de bouw was een fusie vanuit verschillende organisaties; de werkzaamheden moesten worden geuniformeerd en derhalve was een nieuw systeem nodig. Een mooie kans om werkzaamheden, inzicht in sturingsinformatie en nieuwe technologie te verenigen. Wel moest dit uiteraard op een goede manier gebeuren; reden om op de juiste manier aan de slag te gaan.

 

Afbeelding1-1.pngFase 1: Het hier en nu

De eerste fase was voornamelijk het nemen van een goede aanloop. Het uiteindelijke doel was om flink te innoveren, maar er werd rust en tijd genomen om elk werkproces goed in kaart te brengen. Met het doel om de eindgebruikers van de verschillende organisaties hetzelfde fundament te geven werd samen elk geraakt proces in kaart gebracht. Door hier de tijd voor te nemen konden de verschillende groepen gebruikers een gezamenlijk beeld krijgen en hetzelfde vocabulaire leren hanteren. Oud zeer en huidige ergernissen werden in kaart gebracht terwijl door de samenwerking de kans op babylonische spraakverwarring werd verminderd.

 

Fase 2: De stip op de horizon

De eerste fase was er vooral een van herkenning en erkenning. De tweede fase is vooral een van het creatieve; na een intensieve analyse van de huidige situatie is het de bedoeling om alles lost te laten en volledig vrij aan te geven wat ze ECHT willen. Om dit te faciliteren zijn er verschillende methoden die men kan gebruiken.

  1. Bezoek organisaties die hetzelfde werk heel anders organiseren
  2. Het gebruiken van de Denkhoeden van De Bono
  3. Extremistisch ontwerpen; hoe zou jij het doen zonder enige beperking?
  4. Brainstormen over de favoriete innovaties van de laatste 5 jaar

Na het gebruiken van de verschillende methoden is het belangrijk om weer even te landen en de ideeën uit te werken tot concrete werkwijzen waarbij activiteiten, producten en informatie zijn benoemd.

 

Fase 3: Tijd voor Lijstjes

Uiteindelijk is het zo ver, het nu is bekend, de toekomst in beeld, nu nog de weg er naar toe. De uitkomsten en ideeën van de vorige fasen dienen gefilterd en gestructureerd te worden. Aan de hand van zowel het nu als de toekomst moeten er dus allerlei eisen geformuleerd worden voor het systeem. In het geval van deze casus aan de hand van user stories; hoe moet het systeem zich gedragen in de verschillende situaties die wij op ons werk tegenkomen? Deze werkwijze sluit prima bij de Agile aanpak die later wordt benut bij de bouw van het systeem.

 

Fase 4: Benut de energie

In elk proces voor de toekomst ontdek je verbeteringen die je al kunt doorvoeren en die onafhankelijk van het nieuwe ICT systeem zijn. Het is belangrijk om de energie die los komt bij dit soort inzichten te benutten. Bijkomend voordeel is dat eindgebruikers alvast iets terugzien van de huidige tijdsinvestering in het nieuwe proces en ervaren hoe het er in de toekomst aan toe gaat. Tevens levert het voor de implementatie van het nieuwe ICT systeem input op over de manier van implementeren die bij deze groep (niet) werkt. Het is dus zaak om je quick-wins snel te kunnen maken en daarmee het tempo hoog te houden.

 

Afbeelding2-1.pngEen kleine waarschuwing vooraf


Voordat je met deze aanpak begint zijn er een aantal randvoorwaarden die  wel belangrijk zijn. Het is een goed idee om een heldere procesarchitectuur te hebben waarin je alle processen, die in scope zijn, kan opknippen in behapbare brokken werk voor eindgebruikers en toch samenhang te handhaven in de resultaten. Daarnaast heb je een ambitieze procesopdracht nodig die uitdaagt om een innovatief nieuw proces op te leveren door de betrokken groep eindgebruikers. Met de eindproducten van deze groepen kan met een Agile werkwijze het nieuwe systeem gemodelleerd worden. Aansluitend zal dan in logische ‘brokken’, het nieuwe proces MET het nieuwe systeem geimplementeerd worden.

Hierover zal ik in de volgende blogs meer vertellen en je meenemen in de details van het proces. Voor nu  hoop ik dat dit je helpt om de introductie van een nieuw systeem zodanig aan te pakken dat het een feestje van zowel de eindgebruikers als een feestje van de techneuten wordt.


Meer informatie? Neem contact op met Claudia Beemster c.beemster@bvolve.nl