Blijf op de hoogte:

Contact: 033-7410041

Blogs

Waarom een Agile omgeving vraagt om een architect als portfolio manager

Martijn Smeets
0

De dagen van de klassieke Portfolio Manager zijn geteld. Niet alleen omdat die bestuurlijke functie niet strookt met de – in populariteit groeiende – Agile ontwikkelmethodieken, maar ook door de opkomst van een oude bekende: de Enterprise Architect. Laat mij u in een paar minuten overtuigen van de inzet van de architect als (Agile of Project) Portfolio Manager.

Voor ik verder van wal steek moet ik eerst een onderscheid maken tussen twee typen portfolio managers. Zo kennen we de – ietwat traditionele – formele functie: de Portfolio Manager die mét mandaat beslissingen neemt over de prioriteitstelling en de inzet van tijd, geld en middelen over het portfolio van projecten. Daartegenover staat de zuiver inhoudelijke rol van een Portfolio Manager die het scala aan ontwikkelingen overziet, daarin de consistentie en samenhang bewaakt – ook in relatie tot de visie en strategie van de organisatie – en de betrokkenen ondersteunt bij het maken van keuzes. Ik concentreer me hier vooral op het tweede type Portfolio Manager.

Business en informatietechnologieMijn collega Mathilde Tempert schreef eerder al over de verschillen tussen project en agile portfolio management. Heel in het kort kan je stellen dat de kortcyclische aard van agile ontwikkelmethodieken en het ontbreken van een pure top-down aanpak ook een ander type Portfolio Management vereist. Het moet namelijk in hetzelfde sprint-ritme kunnen inspelen op veranderingen en ontwikkelingen. Maar er is meer aan de hand. We kunnen eigenlijk allang niet meer spreken over business en informatietechnologie (IT) als ware het twee aparte werelden en disciplines. Anno 2017 staat business gelijk aan IT en vice versa – dat dit door nog maar weinig organisaties zo wordt aangepast is een ander verhaal. Tegelijkertijd wordt die informatietechnologie ook steeds complexer en is de impact van veranderingen steeds moeilijker te overzien. Daarmee begint de ‘Portfolio Manager’ een steeds zwaarder functieprofiel te worden: een communicatief en politiek vaardige persoonlijkheid, met affiniteit voor IT én de bedrijfsmatige context, die snel én accuraat de organisatiebrede impact van veranderingen kan duiden. Ga er maar aan staan!
Maar lijkt dit functieprofiel niet ook heel sterk op dat van dé Enterprise Architect?

Nu weet ik natuurlijk ook dat de (Bedrijfs-, Informatie- of Enterprise-) Architect niet overal het bijpassende imago heeft opgebouwd.  Echter zijn er inmiddels tal van organisaties wél in geslaagd om Enterprise Architectuur tot een hoger volwassenheidsniveau te brengen. Organisaties waar de architect een onafhankelijke (staf)functie bekleedt en op strategisch en tactisch niveau adviseert over allerhande ontwikkelingen en waar dat advies vervolgens ook als zodanig wordt opgevolgd. Het is het type organisatie dat nu bij ons aanklopt met de vraag hoe zij de architect een rol kunnen geven in een agile ontwikkelomgeving, in plaats van ondersteuning bij bijv. modelleervraagstukken.

Enterprise architect als portfolio managerLaten we er even vanuit gaan dat we met een dergelijke Enterprise Architect te maken hebben. Hoe zou die extra rol van Portfolio Manager er dan uit kunnen zien? Een belangrijke voorwaarde is dat de architect ook in de rol van Portfolio Manager zijn onafhankelijke positie behoudt. Als er al sprake is van enig mandaat, dan mag het niet zo zijn dat de architect zelf enig voordeel kan behalen met zijn of haar keuzes. Ik ben er echter een groot voorstander van om de architect überhaupt geen mandaat te verschaffen, maar in plaats daarvan faciliterend en adviserend op te laten treden in een orgaan met mandaat. Dat zou een overleg kunnen zijn met meerdere stakeholders (zoals Business of Product Owners) en waar besluiten worden genomen door consensus te bereiken over waar de meeste toegevoegde (business) waarde wordt geleverd. Het zou ook een gemandateerd individu kunnen zijn: het afdelingshoofd, de directeur, de CEO, etcetera.  Overigens heb ik zelf een sterke voorkeur voor de vorm met betrokkenheid van stakeholders, vanwege de waardevolle bijvangst: collectief begrip voor de verschillende perspectieven en collectief eigenaarschap voor de genomen beslissingen. Dat past ook mooi bij de filosofie achter de besluitvorming in de agile methodieken. In een dergelijke context kan de architect als Portfolio Manager doen waar hij/zij het beste in is: snel de organisatiebrede impact van keuzes duiden met behulp van zijn of haar architectuur inzicht en overzicht. Op eenzelfde wijze kan de architect de afhankelijkheden tussen  de diverse veranderingen of ontwikkelingen duiden en risico’s die anders mogelijk over het hoofd zouden worden gezien ter sprake brengen.

Tijdens mijn eigen inzet als Programma Architect bij het Nationaal Archief in Den Haag heb ik ook deze rol als ‘Portfolio Architect’ op me genomen. De toegevoegde waarde was klip en klaar: ik kon zonder al teveel moeite op diverse uitdagingen snel inzicht en overzicht bieden. Dat inzicht en overzicht opende de betrokken Projectleiders en Product Owners weer de ogen, op de bredere context van hun eigen uitdagingen en die van hun collega’s. Het laat zien hoe de architect de mogelijkheid heeft om – bijvoorbeeld – projectleiders uit hun scope en omgeving te halen en zo (indirect) consistentie en samenhang van ontwikkelingen te waarborgen. In de klantcase ‘Agile Portfolio Management bij het Nationaal Archief’ lees je meer over deze opdracht en onze invulling.

Zo bekeken kan de rol van Portfolio Manager in Agile omgevingen goed worden toebedeeld aan de volwassen geworden Enterprise Architect. De rol blijft daarmee bestaan, maar concentreert zich dan vooral op het ondersteunen van het management. Door hen tijdig inzicht en overzicht te geven over de gevolgen van de te nemen beslissingen, kunnen zij zich weer bezig kunnen houden met de prioriteitstelling en de inzet van tijd, geld en middelen. Dit alles is natuurlijk wel makkelijker gezegd dan gedaan, want dat functieprofiel van die architect gaat er zo niet eenvoudiger op worden.

 

Auteur: Martijn Smeets

 

Uitslagen Agile Portfolio Management survey

In de afgelopen weken hebben een grote groep respondenten van diverse typen organisaties de moeite genomen om deel te nemen aan het Agile Portfolio Management onderzoek van Bvolve. Download hieronder de gratis slidedeck met alle uitslagen.

 

New Call-to-action

Portfolio Management, Agile, Enterprise Architectuur, Enterprise Architect, Portfolio Manager